Vom Lastenheft zum Angebot. Bevor der Wettbewerb zu Ende gelesen hat.

Die Angebotsanfrage kommt als PDF mit 140 Seiten, dazu eine Stückliste in Excel und die Einkaufsbedingungen des Kunden. Bevor jemand kalkulieren kann, sitzt Ihr technischer Vertrieb zwei Tage am Abtippen, Suchen und Vergleichen mit dem letzten Angebot.

Plotdesk liest Lastenheft, Stückliste und Bedingungen und zieht alle Muss-Anforderungen mit Seitenangabe heraus. Es markiert Abweichungen zu Ihrem Standard und zur vorherigen Revision. Den Angebotsentwurf stellt es aus Ihren Referenzangeboten und ERP-Preisen zusammen. Offene Punkte werden zur Rückfragenliste an den Kunden. Abweichungen in den Einkaufsbedingungen, etwa Vertragsstrafe, Gewährleistungsfrist oder Zahlungsziel, stehen als eigene Liste für die Vertragsprüfung bereit.

Ihr Techniker steht beim Kunden vor einer zwölf Jahre alten Anlage. Die Maschinenakte liegt im DMS, der Schaltplan im Archiv, der letzte Servicebericht im Postfach eines Kollegen. Die Fleißarbeit frisst die Stunde, die für die eigentliche Diagnose fehlt.

Seriennummer eingeben, Fehlerbild beschreiben: Plotdesk stellt Maschinenakte, Umbauten und frühere Störungen an dieser und baugleichen Anlagen zusammen. Dazu die passenden Prüfschritte aus dem Handbuch und die Ersatzteile mit Artikelnummer und Bestand. Der Vertragsstatus und ein Lösungsvorschlag liegen bei. Der Techniker prüft.

Täglich kommen Ersatzteilanfragen per Mail: ein Foto vom defekten Teil, eine Artikelnummer von 2011 oder nur die Seriennummer der Anlage. Der Ersatzteilvertrieb sucht in drei Stücklistenständen, prüft Nachfolgeteil, Bestand und Kundenkondition. Eine Stunde für ein Angebot über 380 Euro.

Plotdesk ordnet die Anfrage über Seriennummer, Foto oder Altnummer der richtigen Stückliste zu. Es findet aktuelles Teil, Nachfolger, Bestand, Lieferzeit und Kundenkondition und legt den Angebotsentwurf im ERP an. Der Innendienst prüft und gibt frei. Die Auftragsbestätigung geht am selben Vormittag raus.

Vor dem Kundentermin sammelt der Vertrieb: Auftragshistorie im ERP, Ansprechpartner im CRM, Reklamationen im Ticketsystem, Wartungsvertrag im Servicesystem, letztes Angebot auf dem Laufwerk. Fünf Fenster für eine Frage. Und im Termin fehlt trotzdem das Detail.

Plotdesk beantwortet Fragen zu einem Kunden aus allen angebundenen Systemen in einer Antwort: installierte Anlagen, offene Angebote, Servicehistorie, Zahlungsverhalten, offene Reklamationen, Bedarf für eine Modernisierung. Jede Aussage mit Quelle. Die Terminvorbereitung entsteht auf Zuruf, das Protokoll danach aus dem Gespräch.

Drei Angebote, drei Formate, zwei Währungen, unterschiedliche Losgrößen. Der Lieferant, der gerade in Verzug ist, steht in keinem Bericht. Und die ablaufenden Zertifikate merkt jemand bei der nächsten Prüfung.

Plotdesk legt Lieferantenangebote auf dieselbe Grundlage. Es stellt Stückpreis, Lospreis, Zuschläge, Mindestmengen und Lieferzeiten gegenüber und markiert, was nicht vergleichbar ist. Dazu überwacht es Liefertermine, Abweichungen, Zertifikate und Risikomeldungen je Lieferant und meldet, bevor die Linie steht.

Zum Monatsende: Projektstände aus dem ERP, Stundenkonten aus der Zeiterfassung, Restkosten aus der Schätzung des Projektleiters, vier Excel-Dateien. Zwei Tage Excel-Auswertungen, bis feststeht, welches Projekt die Angebotskalkulation reißt. Die Frage der Geschäftsführung nach dem Fertigstellungsgrad kommt, wenn die Übersicht schon veraltet ist.

Plotdesk beantwortet Fragen an die Zahlen in Alltagssprache: mitlaufende Kalkulation je Projekt gegen das Angebot, Restkosten und Fertigstellungsgrad, Deckungsbeitrag je Baureihe, offene Anzahlungen. Mit Diagramm, Tabelle und Weg zur Quelle. Projektberichte kommen zum Meilenstein von allein, als PDF oder direkt ins Postfach.

Jede Woche erscheinen neue Schutzrechte in Ihren Technikfeldern. Ihre Konstrukteure erfahren davon, wenn der Anwalt schreibt oder der Wettbewerber auf der Messe steht. Und die Frage „Dürfen wir das so bauen?“ kostet jedes Mal eine externe Recherche.

Plotdesk überwacht Patentveröffentlichungen nach Ihren Patentklassen (IPC), Wettbewerbern und Stichworten. Es fasst die Ansprüche verständlich zusammen, ordnet sie Ihren Baureihen und laufenden Entwicklungen zu und meldet mögliche Kollisionen und Freiräume. Prüfaufträge an die Patentabteilung oder den Anwalt sind vorbereitet.

Hersteller stellen Steuerungen, Umrichter, Sensoren und Sicherheitsrelais ein, per Änderungsmitteilung im Portal oder per Rundschreiben. Im Fachjargon heißt das Abkündigung. Sie haben dem Kunden 15 Jahre Ersatzteilverfügbarkeit zugesagt. Wer die Meldung mit Stücklisten und ausgelieferten Anlagen abgleicht, macht das nebenbei oder zu spät.

Plotdesk überwacht Herstellermeldungen, eingestellte Bauteile, Sicherheitshinweise und Normänderungen. Es gleicht jede Meldung mit Stücklisten, Lieferanten und Seriennummern ab, nennt betroffene Baureihen, Kunden und Anlagen und legt den Fall im Qualitätsmanagement an. Nachfolgeteil, Restbedarf für den letzten Abruf und Kundeninformation sind vorbereitet.

Das Angebot basiert auf Revision C. Jetzt kommt Revision D mit 140 Seiten, und irgendwo darin stecken vier geänderte Anforderungen. Ihr Projektleiter liest beide Fassungen nebeneinander, mit Textmarker, am Wochenende.

Plotdesk vergleicht Dokumentstände und Stücklisten. Es zeigt jede geänderte Anforderung mit alter und neuer Fassung, ordnet sie den betroffenen Baugruppen zu und verteilt Prüfaufgaben an Konstruktion, Einkauf und Kalkulation. Was das Angebot berührt, ist markiert.

Jede Anlage ist eine Variante, jede Variante braucht eine Betriebsanleitung mit den richtigen Kapiteln, Normverweisen und Sicherheitshinweisen. Die Technische Redaktion kopiert aus der letzten Anleitung und hofft, nichts übersehen zu haben. Die polnische Fassung kommt zwei Wochen später.

Plotdesk erstellt die Anleitung aus Ihren freigegebenen Textbausteinen, der Stückliste und der Risikobeurteilung zusammen. Es ergänzt die Kapitel je Variante, prüft Normverweise und Warnhinweise auf Vollständigkeit und liefert die Übersetzung im gleichen Layout. Die Redaktion prüft und gibt frei.