Kostenvergleich: KI-Plattformen vs. einzelne KI-Tools

"109 Euro pro User. Das ist günstiger als ChatGPT Enterprise." Der Einkaufsleiter präsentierte stolz seine Analyse. Er hatte 5 KI-Tools verglichen: ChatGPT Plus (20€), Jasper AI (49€), Notion AI (10€), Midjourney (30€), Grammarly (12€). Gesamt: 121€ pro User. "Bei 100 Mitarbeitern sind das 12.100€ pro Monat. Plotdesk will 7.000€ haben, aber die haben nur ein Tool. Wir bekommen fünf für denselben Preis!"

Der IT-Leiter runzelte die Stirn. "Hast du die Integrationskosten eingerechnet?" Der Einkaufsleiter blätterte in seinen Unterlagen. "Integration? Die Tools funktionieren doch sofort." Der IT-Leiter holte seinen Laptop. "Zeig ich dir. Jedes dieser 5 Tools muss einzeln eingerichtet werden: User-Verwaltung, SSO-Integration, Lizenzverwaltung, Support-Tickets. Das sind 20-40 Stunden pro Tool. Bei 50€ Stundensatz sind das 1.000-2.000€ Setup-Kosten – pro Tool. Mal fünf."

"10.000€ Setup-Kosten?!" Der Einkaufsleiter war schockiert. Der IT-Leiter nickte. "Plus laufender Aufwand. 5 verschiedene Admin-Dashboards. 5 verschiedene Rechnungen. 5 verschiedene Support-Kontakte. 5 verschiedene Schulungen für User. Und dann noch: Governance. Wie kontrollieren Sie, wer welches Tool wie nutzt? Wie tracken Sie DSGVO-Konformität bei 5 verschiedenen Anbietern mit 5 verschiedenen AVV-Verträgen?"

Der Einkaufsleiter rechnete nach. Integration: 10.000€ einmalig. Verwaltung: 10h/Woche á 50€ = 26.000€/Jahr. Schulung: 100 User × 5 Tools × 1h × 60€ = 30.000€. Governance-Overhead: Unbezifferbar. "Die 109€ sind plötzlich 180€ Real-Kosten pro User", murmelte er. Der IT-Leiter lächelte. "Genau. Einzeltools sind billiger im Einkauf, aber teurer im Betrieb. Das nennt man Total Cost of Ownership."

Dieser Artikel zeigt Ihnen die vollständige TCO-Rechnung über 3 Jahre (Einzeltools: 612.000€, Plotdesk: 282.000€, ChatGPT Enterprise: 2,16 Mio. €), alle versteckten Kosten (Integration 40%, Schulung 30%, Verwaltung 30%), qualitative Faktoren (Governance, UX, Compliance) und den Break-Even-Point (Plattformen ab 50 Usern günstiger). Nach dem Lesen wissen Sie: Was WIRKLICH günstiger ist.

Fast jedes Unternehmen steht vor dieser Entscheidung:

Option A: Einzeltools kaufen

• ChatGPT Plus: 20€/User/Monat
• Jasper AI (Marketing): 49€/User/Monat
• Notion AI: 10€/User/Monat
• Midjourney (Bilder): 30€/User/Monat
• Gesamt: 109€/User/Monat

Bei 100 Usern: 10.900€/Monat = 130.800€/Jahr

Klingt günstiger als Plattformen!

Option B: KI-Plattform (z.B. Plotdesk)

• Plattform: 5.000€/Monat
• Token: ~2.000€/Monat (bei 100 Usern, 20% Nutzung)
• Gesamt: 7.000€/Monat

Bei 100 Usern: 7.000€/Monat = 84.000€/Jahr

Das Problem: Diese Rechnung ist unvollständig!

Sie berücksichtigt nur die Lizenzkosten, aber nicht:

• Integration (jedes Tool einzeln)
• Schulung (jedes Tool anders)
• Support (fragmentiert)
• Governance (unmöglich)
• Opportunitätskosten (Management-Overhead)

Versteckte Kosten machen 40-60% der Gesamtkosten aus!

Schauen wir uns die vollständigen Kosten von Einzeltools an:

Lizenzkosten (sichtbar):

• ChatGPT Plus: 20€/User × 100 = 2.000€/Monat
• Jasper AI: 49€/User × 50 (nur Marketing) = 2.450€/Monat
• Notion AI: 10€/User × 100 = 1.000€/Monat
• Midjourney: 30€/User × 20 (nur Design) = 600€/Monat
• Gesamt: 6.050€/Monat = 72.600€/Jahr

Integrationskosten (versteckt):

Pro Tool: 20-40 Stunden × 50€/h = 1.000-2.000€

• 4 Tools × 1.500€ Durchschnitt = 6.000€ einmalig

Schulungskosten (versteckt):

Pro Tool & User: 2-5 Stunden Einarbeitung

• ChatGPT: 100 User × 2h × 50€ = 10.000€
• Jasper: 50 User × 3h × 50€ = 7.500€
• Notion AI: 100 User × 1h × 50€ = 5.000€
• Midjourney: 20 User × 4h × 50€ = 4.000€
• Gesamt: 26.500€ einmalig

Supportkosten (laufend):

Fragmentierter Support = mehr Tickets:

• 4 verschiedene Tools = 4× mehr Fragen
• IT-Support: +10h/Woche = 500h/Jahr × 50€ = 25.000€/Jahr

Opportunitätskosten (versteckt):

Tool-Wechsel, kein Single Sign-On:

• Durchschnittlich 5 Min/Tag für Logins & Tool-Wechsel
• 100 User × 5 Min × 250 Tage = 2.083h × 50€ = 104.150€/Jahr

Governance-Kosten:

Keine zentrale Kontrolle:

• Wer nutzt was?
• DSGVO-Compliance? (jedes Tool einzeln prüfen)
• Schatten-IT-Risiko
• Geschätzt: 20.000€/Jahr (Management-Overhead)

Lizenzkosten:

• Plattformgebühr: 5.000€/Monat = 60.000€/Jahr
• Token-Kosten: ~2.000€/Monat = 24.000€/Jahr (bei 20% Nutzung)
• Gesamt: 84.000€/Jahr

Integrationskosten:

• Setup: 1-2 Tage (von Plotdesk unterstützt)
• Datenquellen-Anbindung: Je 30 Min (SharePoint, Confluence, HubSpot)
• Gesamt: 2.000€ einmalig

Schulungskosten:

• Ein Tool für alles = eine Schulung
• Onboarding: 2h pro User
• 100 User × 2h × 50€ = 10.000€ einmalig

Supportkosten:

• Zentraler Support (einfacher)
• Plotdesk-Support inkludiert
• IT-Aufwand: 2h/Woche = 100h/Jahr × 50€ = 5.000€/Jahr

Opportunitätskosten:

• Single Sign-On (ein Login für alles)
• Kein Tool-Wechsel
• 0€ (keine Verschwendung)

Governance-Kosten:

• Zentrale Kontrolle (Dashboard)
• Einfache DSGVO-Compliance
• Minimal: 2.000€/Jahr

Fazit: Plotdesk ist über 3 Jahre 59% günstiger als Einzeltools – trotz höherer Lizenzkosten!

TCO ist wichtig, aber nicht alles. Hier sind qualitative Faktoren:

1. Einheitliche User Experience

Einzeltools:

• Jedes Tool hat eigenes Interface
• Jedes Tool funktioniert anders
• Lernkurve für jedes Tool
• Frustration bei Usern

Plattform:

• Ein Interface für alles
• Konsistente Bedienung
• Einmal gelernt, überall nutzbar
• Höhere Adoption

2. Zentrale Verwaltung

Einzeltools:

• 4 verschiedene Admin-Panels
• Keine übergreifende Analytics
• Kein einheitliches User-Management

Plattform:

• Ein Dashboard
• Alle User, alle Statistiken, alles zentral
• Team-Management über Ebenen
• Einfache Governance

3. Bessere Governance & Compliance

Einzeltools:

• DSGVO-Check für jedes Tool einzeln
• Verschiedene AVV-Verträge
• Verschiedene Serverstandorte
• Compliance-Risiko

Plattform:

• Ein DSGVO-Check
• Ein AVV-Vertrag
• Ein Serverstandort (kontrollierbar)
• Compliance out-of-the-box

4. Datenintegration

Einzeltools:

• Jedes Tool isoliert
• Daten nicht verknüpft
• Manuelle Arbeit für Kontext

Plattform:

• Alle Datenquellen zentral angebunden
• Übergreifende Suche
• Kontext automatisch

Die Faustregel: Plattformen lohnen sich ab 50 Usern.

Schauen wir uns verschiedene Unternehmensgrößen an:

20 User:

• Einzeltools: ~70.000€/Jahr (TCO)
• Plattform: 84.000€/Jahr
• Winner: Einzeltools (bei sehr wenigen Usern)

50 User:

• Einzeltools: ~140.000€/Jahr
• Plattform: 84.000€/Jahr
• Winner: Plattform (Break-Even-Punkt!)

100 User:

• Einzeltools: ~254.000€/Jahr
• Plattform: 84.000€/Jahr
• Winner: Plattform (59% günstiger!)

500 User:

• Einzeltools: ~900.000€/Jahr (massiv durch Opportunitätskosten)
• Plattform: 84.000€/Jahr (Flat-Fee!)
• Winner: Plattform (91% günstiger!)

Die Erkenntnis: Plattformen skalieren besser. Je mehr User, desto größer der Vorteil.

Wählen Sie Einzeltools, wenn:

✓ Sie <30 User haben ✓ Budget sehr knapp ist ✓ Nur einzelne Mitarbeiter KI nutzen ✓ Keine Integration nötig ✓ DSGVO nicht kritisch ist ✓ Kein professionelles Management nötig

Wählen Sie eine Plattform, wenn:

✓ Sie 50+ User haben ✓ Unternehmensweite Nutzung geplant ✓ Integration mit bestehenden Systemen wichtig ✓ DSGVO-Konformität Pflicht ist ✓ Zentrale Governance gewünscht ✓ Skalierung geplant ✓ Professioneller Support wichtig

Die Hybrid-Strategie:

Manche Unternehmen nutzen beides:

• Plattform für unternehmensweite Nutzung (Plotdesk)
• Spezial-Tools für Power-User (z.B. Midjourney für Designer)

Beispiel:

• 100 User nutzen Plotdesk (84.000€/Jahr)
• 5 Designer nutzen zusätzlich Midjourney (1.800€/Jahr)
• Gesamt: 85.800€/Jahr
• Immer noch günstiger als nur Einzeltools!

Der größte Fehler bei der KI-Anbieter-Auswahl: Nur Lizenzkosten vergleichen.

Die Realität:

→ Versteckte Kosten machen 40-60% der Gesamtkosten aus → Plattformen sind ab 50 Usern günstiger (TCO-Perspektive) → Break-Even: Jahr 1 bei 50+ Usern → Ersparnis (100 User, 3 Jahre): 412.750€ (Plattform vs. Einzeltools)

Die qualitativen Vorteile noch gar nicht eingerechnet:

• Bessere User Experience = höhere Adoption
• Zentrale Verwaltung = weniger Overhead
• Einfachere Governance = weniger Risiko
• DSGVO-Konformität = kein Bußgeld-Risiko

Die Frage ist nicht: "Was kostet es im Monat?" Die Frage ist: "Was kostet es über 3 Jahre – alles eingerechnet?"

Und da gewinnen Plattformen ab 50 Usern – deutlich.