ERP-Systeme mit KI-Plattformen verbinden: So geht's

ERP-Daten sind wertvoll, aber unzugänglich. Microsoft Dynamics, Odoo, DATEV: Millionen von Datensätzen (Kunden, Bestellungen, Lagerbestände, Finanzen), aber nur ERP-Experten können sie abfragen. Das Problem: SQL-Queries schreiben dauert (30 Min pro Report), 80% der ERP-Daten werden nie analysiert, Business-User sind abhängig von IT.

Die Lösung: KI macht ERP-Daten per Natural Language abfragbar. Statt SQL: "Wie viele Bestellungen hatten wir im Januar?" → KI antwortet in Sekunden. Automatische Reports: Monatliche Umsatzberichte generiert KI selbst (30 Min → 2 Min). Forecasting: KI analysiert historische Daten und prognostiziert Trends. Anomalie-Erkennung: Ungewöhnliche Transaktionen werden sofort identifiziert.

Der ROI: Reporting-Zeit -70% (von 20h/Woche auf 6h). Bei 5 Controllern: 14h × 60€/h × 52 = 43.680€/Jahr. Kosten: 12.000€. ROI: 264%. Plus: Schnellere Entscheidungen, bessere Forecasts, proaktive statt reaktive Steuerung. Dieser Guide zeigt Integration-Optionen (API, SQL-Connector, Export), konkrete Use Cases und Sicherheits-Best-Practices (Read-Only empfohlen!).

ERP-Systeme sind das Herzstück vieler Unternehmen:

Was liegt im ERP?

• Kundendaten (100.000+)
• Bestellungen (1 Mio.+)
• Lagerbestände (Echtzeit)
• Finanzdaten (jede Transaktion)
• Lieferantendaten
• Produktionsdaten

Der Wert: Unbezahlbar. Jahrzehntelange Geschäftsdaten.

Das Problem: Nur ERP-Experten können die Daten nutzen

Typische Situation:

Geschäftsführer fragt: "Wie waren die Verkaufszahlen im letzten Quartal für Produkt X in Region Y?"

Ohne KI:

1. E-Mail an Controller: "Kannst du mir Zahlen ziehen?"
2. Controller öffnet ERP-System (Dynamics/Odoo)
3. Controller schreibt SQL-Query oder nutzt komplexes Reporting-Tool
4. Wartezeit: 30 Minuten bis 2 Stunden
5. Excel-Report wird per E-Mail geschickt
6. Geschäftsführer liest Excel (10 Min)

Zeit gesamt: 1-3 Stunden | Frust-Level: Hoch

Mit KI:

1. Geschäftsführer fragt KI: "Wie waren die Verkaufszahlen im letzten Quartal für Produkt X in Region Y?"
2. KI verbindet sich mit ERP
3. KI führt Query aus
4. KI liefert Antwort in Sekunden: "Produkt X in Region Y: 1.250 Verkäufe, 625.000€ Umsatz, +15% vs. Vorjahr"

Zeit gesamt: 30 Sekunden | Frust-Level: Null

Zeitersparnis: 99% | Demokratisierung: Jeder kann ERP-Daten abfragen, nicht nur IT

Option 1: API-Integration (modern, empfohlen)

Wie es funktioniert:

• ERP-Systeme bieten REST-APIs (Dynamics Web API, Odoo REST API)
• KI-Plattform verbindet sich via API
• Echtzeit-Zugriff auf Daten
• Berechtigungen aus ERP werden respektiert

Vorteile:

• ✅ Sicher (keine direkten DB-Zugriffe)
• ✅ Echtzeit-Daten
• ✅ Berechtigungen bleiben erhalten
• ✅ Vom Hersteller supported

Nachteile:

• ⚠️ Setup etwas komplexer (OAuth, API-Keys)
• ⚠️ Nicht alle Daten via API verfügbar

Setup-Zeit: 1-2 Tage Empfohlen für: Dynamics 365, Odoo, moderne ERPs mit REST-API

Option 2: SQL-Connector (direkt, flexibel)

Wie es funktioniert:

• KI-Plattform verbindet sich direkt mit ERP-Datenbank
• Read-Only-Zugriff (wichtig!)
• KI schreibt SQL-Queries basierend auf Natural Language

Vorteile:

• ✅ Zugriff auf alle Daten (auch Custom Tables)
• ✅ Sehr flexibel
• ✅ Schnell (direkt auf DB)

Nachteile:

• ⚠️ Sicherheitsrisiko (Datenbank-Zugriff)
• ⚠️ Erfordert DBA-Expertise
• ⚠️ Read-Only unbedingt erzwingen!

Setup-Zeit: 2-4 Stunden Empfohlen für: Legacy-ERPs ohne moderne API, Custom ERPs

Wichtig: Nur Read-Only! KI darf nie Schreibrechte auf Produktiv-DB haben.

Option 3: Export/Import (einfach, aber manuell)

Wie es funktioniert:

• Regelmäßiger Export aus ERP (z.B. täglich)
• CSV/Excel-Upload in KI-Plattform
• KI analysiert Daten

Vorteile:

• ✅ Sehr einfach (kein technisches Setup)
• ✅ Sehr sicher (keine Live-Verbindung)
• ✅ Funktioniert mit jedem ERP

Nachteile:

• ❌ Nicht Echtzeit (Daten veraltet)
• ❌ Manueller Prozess
• ❌ Nicht skalierbar

Setup-Zeit: 30 Minuten Empfohlen für: Tests, kleine Unternehmen, legacy ERPs

Use Case 1: Natural Language Queries

Vorher: SQL schreiben oder IT fragen Mit KI: Frage in normalem Deutsch

Beispiele:

• "Wie viele Bestellungen hatten wir im Januar?"
• "Welcher Kunde hat den höchsten Umsatz?"
• "Zeige mir alle überfälligen Rechnungen"
• "Was ist der durchschnittliche Lagerbestand für Produkt X?"

KI übersetzt automatisch in SQL und liefert Antwort.

Zeitersparnis: 30 Min → 30 Sek = 99%

Use Case 2: Automatisierte Monatsberichte

Vorher:

• Controller erstellt Monatsreport manuell
• Daten aus ERP ziehen: 2h
• Excel aufbereiten: 1h
• Texte schreiben: 1h
• Gesamt: 4h pro Monat

Mit KI:

• KI verbindet sich mit ERP
• KI zieht alle relevanten Daten
• KI erstellt automatisch Bericht (Text + Grafiken)
• Controller reviewed (15 Min)
• Gesamt: 20 Min pro Monat

Zeitersparnis: 3h 40 Min pro Monat = 44h/Jahr ROI: 44h × 60€ = 2.640€/Jahr (pro Controller!)

Use Case 3: Forecasting & Predictive Analytics

Vorher:

• Manuelles Forecasting basierend auf Excel
• Zeitaufwändig und fehleranfällig

Mit KI:

• KI analysiert historische ERP-Daten
• KI erkennt Muster und Trends
• KI prognostiziert: "Basierend auf den letzten 24 Monaten erwarten wir im Q2: 1,2 Mio. € Umsatz (+12% vs. Vorjahr)"

Value: Bessere Planung, weniger Überraschungen

Use Case 4: Anomalie-Erkennung

Vorher:

• Fehler werden oft erst Monate später entdeckt

Mit KI:

• KI überwacht Transaktionen kontinuierlich
• Identifiziert Ausreißer automatisch
• Alert: "Bestellung #12345 hat ungewöhnlich hohen Rabatt (80% statt übliche 15%)"

Value: Früherkennung von Fehlern, Betrug-Prävention

Microsoft Dynamics 365 (API-basiert)

Dynamics bietet umfassende Web API:

Setup:

1. App-Registrierung in Azure AD
2. API-User anlegen (Read-Only Permissions!)
3. OAuth 2.0-Authentifizierung einrichten
4. Plotdesk mit Dynamics verbinden
5. Testing

Zeit: 1-2 Tage

Odoo (REST API)

Open-Source ERP mit moderner API:

Setup:

1. Read-Only-DB-User anlegen
2. IP-Whitelisting (Plotdesk-Server)
3. SQL-Connector konfigurieren
4. Table-Mapping (VBAK, VBAP, KNA1, etc.)
5. Testing

Zeit: 2-4 Stunden

Wichtig: Nur Read-Only! Niemals Schreibrechte für KI.

Microsoft Dynamics 365 (API-basiert)

Dynamics bietet Web API:

Setup:

1. App-Registrierung in Azure
2. API-Berechtigungen vergeben (Read)
3. Client Secret generieren
4. Plotdesk mit Dynamics verbinden
5. Testing

Zeit: 1 Tag

Odoo (REST API)

Open-Source ERP mit moderner API:

Setup:

1. API-Key in Odoo generieren
2. Plotdesk-Integration konfigurieren
3. Modelle auswählen (sale.order, product.product, etc.)
4. Testing

Zeit: 2-4 Stunden

1. Read-Only-Zugriff (nicht verhandelbar!)

KI darf niemals Schreibrechte auf Produktiv-ERP haben:

• Nur SELECT-Queries, kein INSERT/UPDATE/DELETE
• Separate Read-Only-DB-User
• Audit-Logs aktivieren

Warum? Eine fehlerhafte KI-Query könnte Daten löschen/ändern.

2. Berechtigungskonzept

Nicht jeder User sollte alle ERP-Daten sehen:

• CFO: Alle Finanzdaten
• Vertriebsleiter: Nur Vertriebsdaten
• Controller: Alle Daten
• Normal-User: Eingeschränkt

Bei Plotdesk: Berechtigungen pro Team/User konfigurierbar

3. Audit-Logs

Tracken Sie alle ERP-Zugriffe:

• Wer hat was abgefragt?
• Wann?
• Welche Daten wurden abgerufen?

Compliance: Wichtig für ISO 27001, SOC 2

4. Netzwerk-Sicherheit

• IP-Whitelisting (nur Plotdesk-Server dürfen zugreifen)
• VPN-Verbindung (optional, für höchste Sicherheit)
• Firewall-Regeln

Plotdesk bietet native Unterstützung für alle gängigen ERP-Systeme:

Unterstützte ERPs:

• ✅ Microsoft Dynamics 365 (Web API)
• ✅ Microsoft Dynamics NAV/BC (Web Services)
• ✅ Odoo (REST API)
• ✅ DATEV (API-Integration)
• ✅ Custom ERPs (SQL-Connector)

Features:

• Natural Language Queries ("Wie viele Bestellungen im Januar?")
• Automatische Report-Generierung
• Visualisierungen (Charts, Grafiken)
• Export (Excel, PDF)
• Scheduled Queries (automatisch täglich/wöchentlich)

Sicherheit:

• Read-Only standardmäßig
• Berechtigungen konfigurierbar
• Audit-Logs
• DSGVO-konform (Server in Deutschland)

Setup-Zeit: 1-2 Tage mit unserem Technical Team

ERP-Systeme sind Goldminen – aber ohne KI bleibt das Gold im Boden.

→ 80% der ERP-Daten werden nie analysiert → 70% schnelleres Reporting mit KI → Natural Language statt SQL = jeder kann Daten abfragen → ROI: 300-500% bei typischen ERP-Integrationen → Setup: 1-2 Tage (mit technischer Unterstützung)

Die drei Integration-Optionen:

• API: Modern, sicher, empfohlen für Dynamics 365, Odoo
• SQL-Connector: Flexibel, für ältere Systeme, Read-Only unbedingt!
• Export/Import: Einfach, aber nicht Echtzeit

Der größte Vorteil: Demokratisierung von Daten. Nicht mehr nur IT und Controller können ERP-Daten nutzen – sondern jeder Mitarbeiter. Das führt zu schnelleren Entscheidungen, besserer Transparenz und datengetriebener Kultur.

Die Frage ist: Wie lange können Sie sich noch leisten, dass 80% Ihrer wertvollsten Daten ungenutzt bleiben?